Компании ежемесячно обрабатывают сотни первичных финансовых документов: счет-фактуры, акты выполненных работ, накладные и т.д. Содержание первичных документов и регистров бухгалтерского учета является информацией, составляющей коммерческую тайну, доступ к которой предоставляется лишь лицам, которые имеют разрешение руководства, а также должностным лицам государственных органов в соответствии с законами Республики Казахстан.

После окончания календарного года, в котором документы были заведены, для подготовки их к передаче для хранения, подлежат оформлению и описанию в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах.

При этом, для каждого отдельного вида бухгалтерской документации установлены индивидуальные сроки хранения. Важно помнить, что помимо рекомендованных сроков хранения, установленных архивным законодательством, также имеются требования к составлению и хранению учетной документации для целей налогового учета. Поэтому, уничтожить документы, сроки которых истекли, можно лишь в том случае, если период, к которому они относятся, уже проверен. Если период, который охватывает документы, необревизован, уничтожать их нельзя.

Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер или назначенное им ответственное лицо. Хранение документов обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в архивные учреждения.