Хранение и обработка документов по личному составу вызывает у специалистов по работе с персоналом множество вопросов:

Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности. С введением в действие Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года № 94-V «О персональных данных и их защите», на руководителей и специалистов отдела кадров возлагается дополнительная ответственность в части принятия организационных и технических мер, направленных на:

1. реализацию прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну;
2. обеспечение их целостности и сохранности;
3. соблюдение их конфиденциальности;
4. реализации права на доступ к ним;
5. предотвращение незаконного их сбора и обработки.

Хранение документов архива организации регулируется «Правилами приема, хранения, учета и использования документов ведомственными и частными архивами». Так, например, к требованиям, предъявляемым к помещениям архивов относятся:

• пожарная безопасность (защита от возгорания);
• защита от затопления;
• наличие охранной сигнализации;
• обивка дверей металлическими листами с надежным запиранием;
• ограничение доступа посторонних лиц и сотрудников других отделов;
• металлические решетки на окнах;
• установка металлических стеллажей;
• соблюдение температурно-влажностного режима и пр.

Оборудование архива согласно нормативным требованиям, особенно в арендованном офисе, зачастую откладывается руководством компании, а порой не реализуется вообще.

Если помещение архива не соответствует требованиям безопасности, то возникает высокий риск несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные.

Кроме того, при отсутствии специального работника, назначенного ответственным за архив организации, невозможно проследить за действиями каждого сотрудника, имеющим доступ к хранящимся документам.

Часто кадровикам поручают задания, не связанные напрямую с их деятельностью. Их выполнение отнимает время, которого кадровикам и так не хватает.

Также много времени занимает оформление различных социальных справок, причем количество запросов таких справок постоянно возрастает, особенно в организациях, где большая текучка, а количество кадровых специалистов, как правило, не увеличивается.

Поскольку ведением кадрового делопроизводства занимается кадровый специалист, то и работу по архивному хранению зачастую поручают ему же. Но, по понятным причинам, кадровик не имеет достаточных знаний в области архивного дела, т.к. это не является его профилем.

Как следствие – отказ государственных архивов в принятии документов на хранение, так как недостаточная квалификация работников не позволяет правильно обработать документы по личному составу (составить дела, номенклатуру дел, описи и пр.).

Наличие собственного работника, владеющего необходимыми знаниями для правильного хранения документов, способствует поддержке имиджа солидной организации. В таком случае появляется возможность:

• правильно формировать и оформлять дела в службе кадров;
• составлять соответствующие описи к ним;
• обеспечивать их сохранность и передавать документы в ведомственный (частный) архив организации;
• а также проводить экспертизу ценности дел и их уничтожение.

В данном случае появляются определенные преимущества: значительно экономится время кадровиков, нет необходимости финансировать создание архивной службы и содержание ее персонала. Таким образом, обеспечивается на более высоком уровне и защита персональных данных работников.

Внедрение системы электронного архива документов, которая представляет собой систему структурированного хранения электронных документов, позволит максимально оптимизировать работу кадровика. Также электронный архив позволит освободить офис от груды документов и обеспечить защиту информации благодаря созданию резервных копий. Кроме того, систематизированная электронная база данных поможет сотруднику кадровой службы оперативно находить нужную информацию, мгновенно подбирать документы и пр.

Организация электронного архива предоставляет огромные преимущества в ведении бизнеса и хранении необходимой структурированной информации с быстрым поиском.