Согласно различным нормативным актам, законам и корпоративным процедурам, есть необходимость долговременного хранения множества бумажных документов в архиве, например, договоров, бухгалтерских бумаг, личных дел.

Нужно вести учет всех документов (счетов-фактур, актов, накладных, контрактов, резюме, и т.д.), вести сроки хранения, отчетность. И в определенный момент количество хранимых документов превращается в ощутимую проблему для многих государственных и коммерческих компаний, предприятий и организаций.

Долгосрочное хранение документов непосредственно в офисе компании имеет тенденцию сдерживать скорость движения документов и эффективность ее работы в целом, не говоря уже об увеличении стоимости затрат содержания архива.