В своей практике мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда закрывающаяся компания не имеет четкого представления о том, как поступить с оставшимися документами. Решение архивного вопроса усложняется еще и тем, что в процессе ликвидации, в штате остается всего 2-3 сотрудника, которые в этот период заняты налоговой проверкой.

Действительно, нормативные акты в сфере архивного хранения документов не дают пошаговой инструкции о том, какие действия ликвидирующаяся организация должна предпринимать в отношении ее документов. Постараемся разобраться.

В соответствии с «правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами», документы по срокам хранения делятся на следующие виды:

1. Постоянного хранения. К ним относятся правоустанавливающие документы, годовые налоговые отчеты, положения об оплате труда, ликвидационный баланс.
2. По личному составу – 75 лет. Документы по уплате обязательных пенсионных взносов, социальных отчислений, а также личные дела сотрудников.
3. Временного хранения – до 10 лет. Первичные бухгалтерские документы (счет-фактуры, накладные, акты выполненных работ), квартальные налоговые отчеты, таможенные декларации, договора с контрагентами, переписка с гос органами и т.д. *

Так как к документам временного (до 10 лет) хранения относятся в основном бухгалтерские документы, то после завершения ликвидационной налоговой проверки обязательства организации по их хранению прекращаются, и они могут быть уничтожены.

Что касается внутренних документов компании, таких как заказы на товары/услуги, рабочие отчеты, чертежи, проекты, то они не входят в официальный «перечень документов» и могут быть сохранены или уничтожены по усмотрению руководства.

Документы постоянного хранения, а также документы по личному составу согласно пункту 4 статьи 8 Закона «О национальном архивном фонде и архивах» должны быть переданы на хранение в государственный архив. Передаваемые документы при этом следует оформить в соответствии со стандартами, указанными в «Правилах документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях».

Мы рекомендуем готовить документы для передачи в государственный архив заблаговременно, так как государственная комиссия рассматривает документы за весь период в комплексе. В случае успешного прохождения проверки, государственная комиссия ставит на описях дел соответствующую отметку. После этого, передаваемые документы могут приняты на хранение государственным архивом, а выделенные на уничтожение – утилизированы.

Docs&Box обеспечивает полное сопровождение организаций по архивным вопросам: обработка, согласование и передача документов в государственный архив, уничтожение документов.