Рассмотрим кейс из нашей практики. Архив компании расположен в помещении, над которым проходят коммуникации. Из-за прорыва одной из труб, водой затопило несколько стеллажей с первичной бухгалтерской документацией. Самое сложное в такой ситуации – определить конкретный перечень испорченных документов. В нашем случае, компания вела реестр документов, подшитых в каждую папку. Это помогло ускорить процесс восстановления*.

В первую очередь, приказом руководителя создается специальная комиссия. Цель комиссии – выявить и описать причины, составить подробный список утраченных документов и указать ответственных лиц. В нашем случае произошел прорыв водопроводной линии, поэтому привлекаем коммунальные службы, которые засвидетельствуют факт аварии. Результаты расследования оформляются в виде акта.

Следующий шаг – восстановление документов. Компаниям-партнерам, у которых имеется второй экземпляр утраченных документов, направляется письменный запрос на выдачу дубликатов. Дубликат оформляется в виде копии документа, заверенного печатью и подписью контрагента.

После восстановления документов рекомендуется провести сверку с партнерами, а также проверить данные налоговой отчетности, чтобы убедиться в отсутствии расхождений.

Затопление является наиболее частой причиной утраты документов. Во избежание подобных случаев, при выборе места хранения документов, мы рекомендуем придерживаться положений и стандартов архивного законодательства.

Docs&Box профессионально занимается хранением документов. Свяжитесь с нами для получения консультации.